La protection des données des bénévoles est devenue un enjeu essentiel pour les associations en 2026, en particulier pour les congrégations religieuses, où les informations traitées peuvent être sensibles. Le RGPD s’applique pleinement aux bénévoles, quel que soit leur statut, et impose des obligations précises :
- information,
- sécurité,
- minimisation,
- encadrement des accès,
- et maîtrise des outils numériques.
Cet article présente l’essentiel pour rester conforme et organiser une gouvernance claire et sécurisée.
MDP Data Protection accompagne les organisations dans la protection des données des bénévoles tout en sécurisant leur gouvernance
La protection des données des bénévoles : un enjeu majeur en 2026 ?
Des données plus nombreuses et plus sensibles qu’avant
Les organisations, y compris religieuses, collectent aujourd’hui de nombreuses informations sur leurs bénévoles :
- identité, coordonnées, fonction, disponibilités ;
- historique de participation ;
- accès aux locaux ;
- photos, vidéos ou enregistrements d’activités ;
- affectation à des missions impliquant des populations vulnérables.
Dans les congrégations, certains éléments peuvent indirectement révéler des croyances religieuses ou une affiliation confessionnelle, ce qui renforce les exigences RGPD.
Une numérisation massive des processus internes
Les activités autrefois entièrement papier sont maintenant digitalisées :
- formulaires d’inscription en ligne ;
- listes de bénévoles partagées ;
- groupes WhatsApp ou Messenger ;
- gestion des plannings via Google Sheets ou Excel partagé ;
- stockage de documents sur Drive ou messagerie.
Cette transformation expose davantage aux risques de fuites, d’erreurs de manipulation ou d’accès non autorisés.
Des risques juridiques, humains et réputationnels
Par ailleurs, une mauvaise gestion des données des bénévoles peut entraîner :
- exposition de leur identité ou de leur participation à des activités religieuses ;
- tensions internes liées aux accès excessifs ;
- perte de confiance ;
- sanctions administratives de la CNIL en cas de manquements graves.
Ce que dit le RGPD sur les données des bénévoles
Le bénévole : une personne concernée comme les autres
Le RGPD s’applique intégralement aux bénévoles, même s’ils ne sont pas salariés.
Ils ont les mêmes droits que tout membre du personnel :
- droit à l’information ;
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit d’opposition dans certains cas ;
- droit à l’effacement dans des conditions précises.
Principes à respecter pour toute organisation
Ainsi, conformément à l’article 5 du RGPD :
- minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire à la mission du bénévole ;
- finalité : expliquer clairement pourquoi les données sont collectées ;
- transparence : fournir une information lisible et accessible ;
- sécurité : protéger les fichiers et limiter les accès ;
- durées de conservation adaptées et non excessives.
Cas particuliers : congrégations religieuses
De plus, le RGPD définit comme données sensibles les informations révélant directement ou indirectement les convictions religieuses (article 9).
Ainsi :
- le fait d’apparaître sur une liste de bénévoles d’une paroisse ou d’un sanctuaire ;
- la participation à une activité religieuse ;
- l’appartenance à une communauté ;
peut potentiellement être considéré comme une information sensible si elle révèle une croyance.
👉 Pour approfondir ce sujet, découvrez notre article : Protection des données et congrégations religieuses : obligations et bonnes pratiques RGPD.
Base légale applicable
En pratique, deux bases légales sont pertinentes :
- intérêt légitime de l’organisation (gestion courante des bénévoles) ;
- exécution d’un contrat ou d’un engagement bénévole (lorsqu’un cadre formel existe).
La CNIL recommande de toujours privilégier une information claire et une collecte limitée.
Quelles obligations pratiques pour les organisations ?
Informer clairement les bénévoles
L’organisation doit remettre une information complète et lisible comprenant :
- les données collectées ;
- les finalités ;
- la base légale ;
- les destinataires ;
- les durées de conservation ;
- les droits des bénévoles ;
- les coordonnées du DPO, si existant.
Une version papier ou numérique, ainsi qu’un affichage permanent (hall, bureau d’accueil), est recommandé par la CNIL.
Sécuriser les fichiers et les outils utilisés
Quelques mesures essentielles :
- mots de passe robustes et non partagés ;
- activation systématique de la double authentification ;
- stockage dans un espace sécurisé (Drive limité, pas de partages publics) ;
- accès restreints selon les missions ;
- désactivation des accès à la fin du bénévolat.
Attention ! La CNIL recommande d’éviter les groupes WhatsApp pour la gestion des données personnelles.
Limiter les accès internes
Dans une congrégation religieuse, tous les bénévoles n’ont pas vocation à avoir accès :
- aux listes complètes ;
- aux coordonnées des autres bénévoles ;
- au planning détaillé ;
- aux informations sensibles (santé, croyances, situations familiales).
Le principe : accès strictement nécessaire.
Encadrer l’usage d’outils numériques
De plus en plus d’organisations utilisent :
- Google Sheets, Excel, OneDrive ;
- WhatsApp, Signal ;
- Facebook Messenger ;
- ERP internes ;
- plateformes de gestion des missions.
Pour rester conforme, il faut :
- vérifier les paramètres de confidentialité ;
- empêcher les partages externes ;
- cloisonner les fichiers ;
- éviter les logiciels non maîtrisés ;
- privilégier un espace centralisé conforme.
Gérer les photos et vidéos des bénévoles
Le droit à l’image s’applique, même pour des bénévoles.
Il est possible d’utiliser une autorisation spécifique, surtout dans les congrégations où la diffusion d’images peut révéler des croyances.
👉 Découvrez notre article : Le droit à l’image dans les messes et célébrations religieuses : comment respecter le RGPD ? .
Maîtriser les durées de conservation
Quelques repères :
- données administratives : conservation limitée au temps de l’activité ;
- plannings : suppression régulière ;
- photos : durée limitée, à condition que l’usage soit clairement expliqué ;
- coordonnées : suppression dès que le bénévole quitte ses fonctions.
Bonnes pratiques recommandées par la CNIL
Mettre en place un registre simplifié
Un registre adapté aux bénévoles doit inclure :
- les finalités ;
- les catégories de données ;
- les personnes ayant accès ;
- les mesures de sécurité.
Définir une politique interne de confidentialité
Cette politique doit rappeler :
- les règles d’accès ;
- les outils autorisés ;
- les modalités d’utilisation des photos ;
- les obligations de discrétion ;
- les règles de transmissions externes.
Former les bénévoles aux bonnes pratiques
- La CNIL recommande une sensibilisation courte expliquant :
- ce qu’est une donnée personnelle ;
- comment éviter les erreurs ;
- les bons réflexes numériques ;
- l’importance de la confidentialité.
Avec MDP Data Protection, vous pouvez sensibiliser rapidement vos bénévoles grâce à MDP Campus, notre parcours de formation simple et efficace pour adopter les bons réflexes RGPD au quotidien.
Exemple sectoriel : Les congrégations religieuses
Dans les congrégations, la gestion des bénévoles touche souvent :
- des activités liturgiques ;
- des actions sociales ;
- des dispositifs caritatifs ;
- des événements religieux.
Ces activités peuvent révéler indirectement l’association à une croyance religieuse.
Il est donc essentiel de :
- limiter les accès aux fichiers de bénévoles ;
- sécuriser les échanges internes ;
- éviter la diffusion non encadrée de photos ;
- former les équipes administratives ;
- utiliser un outil centralisé et sécurisé.
Mini-cas concrets
Cas n°1 : liste de bénévoles partagée entre plusieurs équipes
Mauvaise pratique : un fichier Excel partagé en lien public.
Bonne pratique : accès limité via un espace sécurisé avec habilitations.
Cas n°2 : photos d’un événement publiées sur Facebook
Mauvaise pratique : publication sans autorisation claire.
Bonne pratique : autorisation spécifique + durée limitée.
Cas n°3 : bénévoles ajoutés dans un groupe WhatsApp
Mauvaise pratique : partage de données personnelles dans une application non maîtrisée.
Bonne pratique : privilégier un outil interne ou un canal sécurisé.
FAQ – Protection des données des bénévoles et RGPD
Le RGPD s’applique-t-il aux bénévoles ?
Oui. Les bénévoles sont des « personnes concernées » à part entière. Ils doivent être informés, protégés et bénéficient de droits identiques à ceux des salariés.
Quelles données peut-on collecter sur un bénévole ?
Uniquement les données strictement nécessaires à la mission : identité, contact, rôle, disponibilités. Les données sensibles doivent être évitées sauf nécessité absolue.
Peut-on partager la liste des bénévoles entre plusieurs services ?
Oui, mais uniquement si c’est indispensable et avec des accès restreints. Les liens publics ou documents non sécurisés sont à proscrire.
A-t-on le droit de diffuser des photos de bénévoles ?
Seulement avec une information claire et, idéalement, une autorisation. Les photos peuvent révéler des croyances religieuses, ce qui nécessite prudence et encadrement. Retrouvez plus information sur la diffusion et le droit à l’image avec notre article : Le droit à l’image dans les messes et célébrations religieuses : comment respecter le RGPD ? .
Combien de temps garder les données des bénévoles ?
Les données doivent être supprimées à la fin de leur mission, sauf obligations spécifiques. Les plannings ou listes de présence doivent être purgés régulièrement.
En résumé
La protection des données des bénévoles impose aux organisations de respecter les bases du RGPD, notamment la transparence, la minimisation et la sécurité. Les bénévoles disposent des mêmes droits que les salariés, et leurs données doivent être traitées avec précaution, surtout dans les congrégations religieuses où certaines informations peuvent révéler des croyances. Pour rester conforme, il faut limiter les accès, maîtriser les outils numériques et encadrer l’usage des photos. Cet article offre les points essentiels pour structurer une gestion responsable et sécurisée des bénévoles.
Pour aller plus loin
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- Logiciel RGPD : comment choisir la solution idéale pour votre entreprise | MDP Data Protection
- Les associations face aux défis du numérique et des données | Associations.gouv.fr
- Guide de sensibilisation au RGPD pour les associations | CNIL
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À propos de l’auteur
Christophe SAINT-PIERRE – Fort de plus de 20 ans d’expérience, Christophe accompagne les organisations dans leur mise en conformité réglementaire (RGPD, NIS2, AI Act) en combinant expertise juridique, vision stratégique et approche opérationnelle. Au sein de MDP Data Protection, il pilote une démarche axée sur l’excellence, l’innovation et la valorisation réglementaire. Son objectif : transformer les contraintes légales en opportunités business pour ses clients.
